Kinh nghiệm xử lý mail outlook bị đầy hiệu quả nhất

Sửa lỗi outlook 2007, 2010 bị đầy mail không nhận và gửi mail được CSKH 0975 244 240

Hiện nay, đối với các công ty doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ thì mail cũng là một trong những nhu cầu cần thiết nhất, phải sử dụng thường xuyên. Chính vì thế tình trạng mail outlook bị đầy là không thể tránh khỏi. Tình trạng này sẽ làm ảnh hưởng đến công việc của bạn phần nào đó. Vậy làm thế nào để tổ chức mail outlook cho hợp lý và hiệu quả nhất? Hãy đọc ngay bài viết chúng tôi chia sẻ dưới đây nhé.

Thư mục và các thể loại màu trong outlook bạn đã biết chưa?

Mail outlook bị đầy có thể là do bạn chưa biết sắp xếp chúng một cách khoa học đó. Vậy trước khi tìm hiểu về cách tổ chức, sắp xếp từng loại mail outlook thì bạn cần phải biết rõ về các thư mục và thể loại màu trong outlook.

Các thư mục trong outlook

Bạn hãy để ý một chút ở bên dưới địa chỉ email của bạn và ở bên trái hộp thư sẽ thấy xuất hiện các thư mục ở đó. Được chia thành 2 loại thư mục chính:

Các thư mục trong outlook. Nguồn: Internet

Các thư mục trong outlook. Nguồn: Internet

  • Thư mục cá nhân: loại thư mục này sẽ do chính bạn tạo ra để chứa những mail quan trọng, những mail cần ưu tiên. Nhưng lưu ý không nên tạo ra quá nhiều các thư mục nhé. Như vậy không những bạn sẽ không tìm được những mail quan trọng mà bạn còn có thể bị lẫn lộn giữa các mail nữa đó.
  • Thư mục mặc định: đây là thư mục đã có sẵn trong outlook của bạn. Một số loại thư mục mặc định phổ biến phải kể đến như là sent mail, drafts, trash, spam,…Bên cạnh đó thư mục clutter có ở một số phiên bản nhưng sắp bị loại bỏ.

Các hạng mục trong outlook

Bạn có thể dùng tính năng này cho hệ thống của riêng mình thêm phần phong phú, đa dạng và khoa học nhé. Có thể đánh dấu từng loại mail trong thư mục bằng những mã màu sắc khác nhau để dễ dàng phân biệt. Ví dụ như với những mail khẩn thì bạn gắn vào màu đỏ, với mail thông báo cuộc họp gắn màu tím, mail nào bạn đã sẵn sàng thực hiện thì có thể gắn màu xanh,..

Các hạng mục trong outlook. Nguồn: Internet

Các hạng mục trong outlook. Nguồn: Internet

Với cách làm khoa học này thi khi chỉ cần nhìn lướt qua là bạn đã có thể phân biệt mail nào cần phải xử lý trước, mail nào cần phải xử lý sau một cách dễ dàng. Hãy nhấp vào biểu tượng  Categorize bên phải màn hình để thực hiện được tính năng này nhé.

Kinh nghiệm xử lý mail outlook bị đầy

Hầu hết, các bạn thường có thói quen lưu trữ quá nhiều email. Điều này khiến cho mail outlook bị đầy làm cho khi bạn khởi động outlook sẽ gặp rất nhiều các lỗi khiến cho bạn không thể gửi mail, không thể nhận mail. Một trong những kinh nghiệm xử lý điều này chính là xóa đi những thư mục cũ hoặc lưu trữ ở một thư mục khác.

Xóa hoặc lưu trữ lại những mail cũ trong outlook

Trước tiên, bạn phải phân biệt được lưu trữ và xóa có điểm gì khác nhau trong khi cả 2 việc này đều có mục đích đưa những mail cũ ra khỏi hộp thư đến của bạn. Như vậy mới có thể xử lý được một cách khoa học khi mail outlook bị đầy.

  • Lưu trữ (Archive): việc này có nghĩa là bạn cần phải chuyển một lá thư nào đó đến một thư mục được thiết kế riêng cho lưu lại những mail cũ. Khi bạn chọn lưu trữ mail đó thì trong tương lai bạn có thể dễ dàng xuất chúng ra bất cứ lúc nào bạn muốn.
  • Xóa (Delete): bạn cần chuyển mail cũ vào một thư mục có tên là delete items. Nhưng việc này chỉ dành cho những mail mà bạn không còn sử dụng đến trong tương lai nữa mà thôi. Vì khi chuyển thư vào thư mục này sẽ rất khó để xuất lại.

Làm thế nào để xóa hoặc lưu trữ mail trong outlook

Xóa những mail cũ khi mail outlook bị đầy: việc này rất đơn giản thôi. Bạn chỉ cần nhấp chuột vào email cần xóa. Sau đó chọn delete có biểu tượng dấu X ở thanh công cụ phía trên.

Xóa thư mục cũ.Nguồn: Internet

Xóa thư mục cũ.Nguồn: Internet

Ngay sau đó email đó sẽ lập tức được chuyển đến thư mục delete items như chúng tôi đã nhắc đến ở trên. Email sẽ được lưu trữ tạm thời ở đó. Nếu như bạn muốn xóa vĩnh viễn mail đó khỏi outlook thì bạn chỉ cần mở thư mục delete items ra. Rồi một lần nữa nhấp vào lá thư đó rồi chọn delete. Như vậy là bạn đã xóa thành công rồi đó.

Các bạn có thể xem hướng dẫn chi tiết trong video dưới đây

Lưu trữ thư theo cách thủ công: để có thể lưu trữ một email cũ mà bạn vẫn có ý định sử dụng trong tương lai. Đầu tiên, bạn cũng cần phải nhấp vào email cần lưu trữ. Sau đó chọn archive trong thanh công cụ phía trên, ở ngay cạnh biểu tượng delete.

Lưu trữ thư mục khi mail outlook bị đầy. Nguồn: Internet

Lưu trữ thư mục khi mail outlook bị đầy. Nguồn: Internet

Lưu ý nếu như trước đó bạn không sử dụng tính năng này thì outlook sẽ nhắc bạn tạo mới một thư mục lưu trữ. Bạn chọn vào ô  Create archive folder. Sau đó thì bạn sẽ được tạo ra một thư mục mới với tên là archive. Sau này, tất cả những thư mục bạn muốn lưu trữ sẽ được chuyển vào thư mục này.

Như vậy, qua bài viết trên chúng tôi đã đưa ra những kinh nghiệm xử lý mail outlook bị đầy hiệu quả khoa học nhất. Hy vọng rằng với những thông tin trên có thể giúp ích được cho bạn. Chúc các bạn thành công.

0 Comments

Leave A Comment

Your email address will not be published.