Chia sẻ kinh nghiệm sử dụng Advanced filter trong excel thành thạo

Một sự thật là ngày nay, vẫn còn rất nhiều các bạn làm văn phòng sử dụng excel chưa đủ thành thạo. Một trong số kỹ năng đó thì phải kể đến việc sử dụng Advanced filter trong excel. Hôm nay, chúng ta sẽ cùng bỏ ra một chút thời gian để nghiên cứu và tìm hiểu về lệnh hữu ích này nhé.

Advanced filter trong excel là lệnh gì?

Nếu bạn đang có trong tay một bảng số liệu gồm rất nhiều các hạng mục, nhìn đến hoa cả mắt mà vẫn không tìm ra được mục mình cần thì phải làm sao? Câu trả lời chính là sử dụng Advanced filter trong excel.

Diễn đạt một cách dễ hiểu, Advanced filter chính là một lệnh dùng để lọc thông tin, số liệu theo các tiêu chuẩn đã có sẵn. Người dùng chỉ cần đưa ra điều kiện mà họ muốn thì ngay lập tức, sau khi sử dụng lệnh này. Một bảng số liệu mới sẽ hiện ra đầy đủ thông tin với các yêu cầu đã có trước đó.

Như vậy, Advanced filter trong excel thật sự là một công cụ tiện lợi và hữu dụng phải không nào? Nên ngay sau đây, chúng ta cùng đi tìm hiểu tiếp về trình tự và thao tác sử dụng lệnh này trong excel nhé.

Hướng dẫn sử dụng lệnh Advanced filter trong excel

Để có thể sử dụng một cách thành thạo lệnh chọn lọc này. Trước khi đến với các thao tác, bạn cần phải biết điều kiện sử dụng của lệnh. Nói đơn giản, đảm bảo được những điều kiện này bạn mới có thể thực hiện lệnh Advanced filter được nhé.

Điều kiện dùng lệnh Advanced filter trong excel

Có 2 điều kiện tiên quyết trong phần này:

• Tiêu đề của bảng dữ liệu chỉ được nằm trong một dòng duy nhất. Không được sang tới dòng thứ 2.
• Không sử dụng lệnh Merge ( lệnh hợp nhất ) cho bất kỳ một ô nào trong bảng số liệu.

Trình tự các thao tác để sử dụng lệnh Advanced filter thành thạo

Thực chất, thao tác thực hiện lệnh này cũng không khó chút nào. Chỉ cần chăm chỉ đọc hướng dẫn dưới đây là bạn đã thành công một nửa rồi.

Bước 1

Để xài lệnh Advanced filter trong excel thì chắc chắn là trước tiên bạn phải chuẩn bị sẵn một bảng dữ liệu trên excel rồi. Không nhất thiết đó phải là bảng số mà hoàn toàn có thể là bảng chữ cũng được. Lệnh này có thể “cân” được hết.

Bước 2

Chọn tiêu đề của cột mà bạn muốn lọc dữ liệu. Sau đó thực hiện lệnh copy – paste sang một ô bất kỳ khác. Về thao tác, có thể ấn Ctrl + C sau đó Ctrl + V hoặc chuột phải rồi chọn lệnh cũng được.

Lưu ý, ở đây để dễ nhìn và dễ phân biệt ô điều kiện với các ô trắng còn lại trong bảng. Bạn có thể đổ màu cho ô điều kiện đó. Xanh, đỏ, tím, vàng,… gì đó đều được.

Bước 3

Ở bước này, chúng ta sẽ nhập điều kiện lọc. Ví dụ, bạn cần lọc dữ liệu về “năm sinh” ở trong bảng dữ liệu đã có sẵn. Sau khi chọn được tiêu đề như bước 2. Bạn cần phải nhập điều kiện cho ô “năm sinh” đó. Chẳng hạn, bạn muốn tìm người sinh năm 1992 trong bảng ban đầu. Thế thì nhập số 1992 ở dưới ô “năm sinh” nhé.

Bước 4

Tìm tới lệnh Data, sau đó chọn Advanced.

Lập tức, hộp thoại Advanced filter sẽ hiện ra. Lúc này, bạn cần quan tâm đến 3 mục:

• Action
• List range ( vùng dữ liệu )
• Criteria range ( vùng điều kiện )

Tiếp đó, tại mục Action, bạn hãy chọn Filter the list, in-place.

Nhấn OK được kết quả như hình dưới. Lúc này, bảng số liệu ban đầu của bạn đã biến thành bảng chỉ có những điều kiện mà bạn muốn lọc.

Còn nếu muốn chuyển dữ liệu cần lọc sang hẳn một bảng mới thì tại mục Action, hãy chọn Copy to another location.

Cuối cùng nhấn OK nha.

Tham khảo ngay video để biết thêm chi tiết

Trên đây là những hướng dẫn về các thao tác sử dụng lệnh Advanced filter trong excel. Các bạn hãy nhớ, đọc xong thì luyện tập thật nhiều mới nhuần nhuyễn được nhé. “Trăm hay không bằng tay quen” mà, đúng không nào?